7727243-04-38
7727238-13-20
Алматы
Электронный архив


Комплексные решения по построению оборудованных Центров цифровой обработки документов, созданию, наполнению и оснащению Электронных архивов.

Основные технологические этапы:
  1. Подготовка и экспертиза документов, определение объемов массивов для различного уровня обработки разработка технологии обработки для документов различного типа.
  2. На этом этапе осуществляется: сортировка документов, при необходимости архивная обработка, удаление скрепок и скоб степлера с их последующим восстановлением, разброшюрование папок документов с последующим их восстановлением; выделение листов нестандартных размеров и поврежденных листов для их последующего «ручного» сканирования через планшетные сканеры, либо доведения до единого формата.
  3. Поточное массовое сканирование и восстановление архивных документов.
  4. На этом этапе производится подбор параметров сканирования для получения максимальной четкости изображения, фильтрацию фона для старых архивных документов, печать уникальных архивных номеров для простой однозначной идентификации документов.
  5. Ввод данных, распознавание и индексирование документа.
  6. Пожалуй, один из самых трудоёмких этапов. На этом этапе ведется: обработка образов документов и распознавание текста; создание базы данных документов, индексирование и запись на электронные носители; проверка правильности распознанной информации (включая проверку идентификатора исполнителя и его полномочий); ввод текстовых документов с использованием систем распознавания текстов, ввод таблиц, ввод примечаний к рисункам и схемам, визуальная проверка правильности ввода информации; ввод форм и бланков заполненных от руки с использованием систем распознавания текстов или ручной ввод данных в электронный архив бумажных документов.
  7. Сохранение и выгрузка индексной информации в базу данных и создание массива электронных образов и передача электронных документов заказчику, интеграция в информационную систему.
  8. На заключительном этапе производится: сохранение изображений в форматах TIFF, JPEG, PDF, BMP,сжатие размеров изображений, полное соответствие структуры бумажных документов и в электронном виде, сохранение архивной БД в требуемых заказчику форматах, запись данных на CD\DVD диски.
Эффекты от внедрения решения
  • До минимума снижаются риски потери оригинала документа;
  • Работать с электронной копией могут неограниченное количество сотрудников;
  • Доступ к документам можно разграничивать паролями, а также вести историю обращений и работы с документами;
  • Можно отслеживать место нахождения документа;
  • Высокопроизводительный процесс копирования документов;
  • Надежное восстановление документов;
  • Исключается вероятность утери документов.
Подготовка и оцифровка документов Ретроконверсия - Это специальная промышленная технология преобразования информации, хранящейся на бумажных носителях, в электронный вид с созданием электронной базы данных.

Подготовка и экспертиза документов, определение объемов массивов для различного уровня обработки, разработка технологии обработки для документов различного типа.

При подготовке бумажных документов производится:
  • Сортировка документов;
  • Архивная обработка (При необходимости);
  • Удаление скрепок и скоб степлера с их последующим восстановлением;
  • Разброшюрование папок документов с последующим восстановлением;
  • Выделение листов нестандартных размеров и поврежденных листов для их последующего «ручного» сканирования через планшетные сканеры, либо доведения до единого формата.
Классический архив
  • Сложность обеспечения сохранности
  • Затраты на обслуживание
  • Большой штат сотрудников
  • Высокие затраты аренды архивных площадей

Электронный архив
  • Сохранность документов
  • Низкие затраты на обслуживание
  • Удобство работы
  • Оперативность работы
Выгоды от электронного архива
  • Эксплуатационную и техническую документацию
  • Документы канцелярии и архива, организационно распорядительную документацию
  • Книги, газеты, журналы
  • Фотографии, планы, чертежи
  • Коммерческие документы (договора, переписку, истории клиентов и т.п.)
  • Учебники, справочники, словари, художественную литературу и т.д.