+7 (727) 232-13-81
+7 (727) 232-13-82
Алматы
Перевод документов в электронный архив


Мы готовы предложить Вам оптимальное решение по оснащению вашего предприятия необходимым оборудованием – профессиональными сканерами и программным обеспечением – производительными комплексами индексирования, либо предоставить свое оборудование на период выполнения работ на вашем предприятии и при необходимости обучить Ваш персонал.

Если у вас нет необходимости вводить миллионы новых документов каждый месяц, то проще и дешевле заказать выполнение работ в ЦОД – центре обработки документации с использованием технологии ретроконверсии.

Ретроконверсия – это специальная промышленная технология преобразования информации, хранящейся на бумажных носителях, в электронный вид с созданием электронной базы данных.

Выгоды от создания электронного архива
  1. До минимума снижаются риски потери оригинала документа;
  2. Работать с электронной копией могут неограниченное количество сотрудников;
  3. Доступ к документам можно разграничить паролями, а так же вести историю обращений и работы с документами;
  4. Можно отслеживать место нахождения документа;
  5. В несколько раз быстрее происходит процесс копирования документов;
  6. Восстановить документ намного проще;
  7. Исключается вероятность утери документов.
Основные технологические этапы ретроконверсии:
1. Подготовка и экспертиза документов, определение объемов массивов для различного уровня обработки, разработка технологии обработки для документов различного типа.

На этом этапе осуществляется, сортировка документов, при необходимости архивная обработка, удаление скрепок и скоб степлера с их последующим восстановлением, разброшюрование папок документов с последующим их восстановлением; выделение листов нестандартных размеров и поврежденных листов для их последующего «ручного» сканирования через планшетные сканеры, либо доведения до единого формата.

2. Поточное массовое сканирование и восстановление архивных документов.

На этом этапе производится подбор параметров сканирования для получения максимальной четкости изображения, фильтрацию фона для старых архивных документов, печать уникальных архивных номеров для простой однозначной идентификации документов.

3. Ввод данных, распознавание и индексирование документа

  • Обработка образов документов и распознавание текста
  • Создание базы данных документов, индексирование и ее запись на электронные носители
  • Проверка правильности распознанной информации (включая проверку идентификатора исполнителя и его полномочий)
  • ввод текстовых документов с использованием систем распознавания текстов, ввод таблиц, ввод примечаний к рисункам и схемам, визуальная проверка правильности ввода информации
  • ввод форм и бланков заполненных от руки с использованием систем распознавания текстов или ручной ввод данных в электронный архив бумажных документов

4. Сохранение и выгрузка индексной информации в базу данных и создание массива электронных образов и передача электронных документов заказчику, интеграция в информационную систему

На заключительном этапе производится, сохранение изображений в форматах TIFF, JPEG, PDF, BMP, сжатие размеров изображений, полное соответствие структуры бумажных документов и в электронном виде, сохранение архивной БД в требуемых заказчику форматах, запись данных на CD\DVD диски